SOLO (JURNALKREASINDO.COM) - Lembaga Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (LP2MP3M) ISI Surakarta menyerahkan arsip statis di lingkungannya kepada Unit Kearsipan I ISI Surakarta.
Arsip yang diserahkan
meliputi arsip penelitian dan pengabdian kepada masyarakat periode tahun 1998
s.d. tahun 2018. Acara serah terima dilaksanakan pada hari Rabu (26/10/2022) di
ruang rapat LP2MP3M dan dihadiri Ketua
LP2MP3M.
Sekretaris LP2MP3M, Kepala Biro Umum dan Keuangan, Arsiparis
Unit Kearsipan dan Tim Pelaksana Akuisisi Arsip Statis LP2MP3M. Penyerahan
arsip statis LP2MP3M merupakan tindak lanjut monitoring keberadaan arsip yang
memiliki potensi arsip statis di lingkungan ISI Surakarta.
Hal ini berdasarkan Surat Kepala Biro Umum dan Keuangan ISI
Surakarta Nomor 5881/IT6.1/KA.03.02/2022 tentang Penyerahan/Akuisisi Arsip
Statis. Acara ditandai dengan penyerahan secara simbolis arsip statis LP2MP3M.
Peristiwa Perdana
Dilanjutkan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip
Statis yang dilakukan oleh Ketua LP2MP3M selaku pencipta arsip dan Kepala Biro
Umum dan Keuangan selaku penanggung jawab Unit Kearsipan I.
Penyerahan arsip statis LP2MP3M merupakan peristiwa perdana
dalam sejarah ISI Surakarta. Arsip statis yang diserahkan terdiri atas 304
judul laporan akhir penelitian periode tahun 1998 s.d. 2018 dan 146 judul
laporan akhir pengabdian kepada masyarakat
periode tahun 2000 s.d. 2017.
Penyerahan arsip statis dilakukan setelah melewati beberapa
tahapan mulai dari identifikasi arsip statis, pembuatan daftar arsip statis
usul serah, penilaian arsip statis usul serah dan penetapan arsip statis. Arsip
statis yang sudah diserahkan akan berpindah kewenangan pengelolaannya dari
LP2MP3M kepada Unit Kearsipan I.
Skema Penataan
Langkah lebih lanjut yang harus dilakukan, adalah menyusun
skema penataan dan indeks lokasi arsip statis, penataan dan penyimpanan arsip
statis, pengolahan arsip statis menjadi informasi, penyusunan sarana temu
kembali arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis/guide arsip/inventaris
arsip.
Dr. Sunardi, selaku Ketua LP2MP3M, menyatakan, penyerahan
arsip merupakan langkah penting untuk penyelamatan memori kolektif dan kekayaan
intelektual. Proses yang harus ditempuh juga panjang, seperti halnya seorang
dosen menjalankan riset sehingga membutuhkan kerjasama dan komitmen dari
berbagai pihak terkait.
Arsip yang tercipta
merupakan aset berharga sehingga wajib diselamatkan dan dikelola sebagai
informasi untuk bisa dimanfaatkan oleh masyarakat maupun pemerintah. Prastawa
Sunu, S.Sos., M.M, selaku Kepala Biro Umum dan Keuangan sekaligus Penanggung
Jawab Unit Kearsipan I, menegaskan bahwa akuisisi arsip statis merupakan bagian
dari penyusutan arsip.
Mencetak Sejarah
Sehingga tidak
menumpuk di unit kerja. LP2MP3M sudah mengawali satu tahapan penting, bahkan
bisa dikatakan mencetak sejarah dalam pengelolaan arsip di ISI Surakarta. Dan
juga menandai langkah strategis bagi rencana pengembangan Arsip Seni di ISI
Surakarta, yang sebelumnya sudah diawali dengan pendirian Pusat Studi Arsip
Seni.
Akuisisi arsip statis merupakan upaya ISI Surakarta dalam
penyelematan memori kolektif bangsa dan aset negara. Di samping itu, kegiatan
ini adalah pelaksanaan komitmen ISI Surakarta untuk menyelenggarakan pengelolaan arsip sesuai
standar kearsipan nasional sebagai salah satu target kinerja dalam peta jalan
reformasi birokrasi. (Njar)
